Dematerializzazione dei processi documentali

Dematerializzazione e digitalizzazione: quali sono le differenze?

Dematerializzazione e digitalizzazione per alcuni sono sostanzialmente la stessa cosa, ma non è affatto così. Trattasi di due diverse procedure che fanno parte di piani aziendali mirati, che garantiscono un risparmio notevole per l'azienda derivante dall'eliminazione degli sprechi di materiale cartaceo. Dematerializzare i processi documentali vuol dire trasformare un contenuto fisico in forma digitale. Ciò si esegue mediante l'impiego di dispositivi tecnologici come smartphone, scanner o fotocamere digitali, strumenti in grado catturare le immagini. Però non è tutto oro quel che luccica.

La dematerializzazione dei documenti purtroppo non offre la possibilità di poter elaborare i file. Esiste poi la digitalizzazione dei processi che nasce esclusivamente in formato digitale, come si può evincere appunto dal termine. Questi documenti sono creati da applicazioni e software dedicati alle aziende che si occupano della creazione dei file e della successiva archiviazione. Sono riconosciuti entrambi come file informatici, ma la differenza primaria si trova nell'origine del documento, visto che il primo nasce in formato cartaceo mentre il secondo non ha bisogno di subire alcuna trasformazione per essere archiviato.

Dematerializzazione dei documenti: cos'è e come avviene

Grazie alla dematerializzazione il documento può essere convertito in file digitale, senza perdere valore in termini giuridici. Questo avviene attraverso una procedura chiamata conservazione sostitutiva, riconosciuta dalla legge. Il processo di dematerializzazione comprende differenti passaggi. Si parte con la scansione del documento con uno scanner. Dopodiché si realizza un software di archiviazione adatto alla conservazione elettronica dei file. Grazie a questa conservazione documentale si otterrà un risparmio di tempo superiore rispetto alla più classica archiviazione fisica. Usufruendo del processo di dematerializzazione si guadagneranno molteplici vantaggi e benefici.

In prima ci si potrà sbarazzare di tutta la carta in eccesso. Ciò garantirà all'azienda un risparmio importante di denaro, poiché si ridurranno significativamente i costi per le operazioni di stampa e per la manutenzione delle macchine. Si potrà disporre inoltre di un'archiviazione immediata dei documenti, che consentirà una rapida tracciatura dei documenti. Negli uffici sarà possibile liberare tutti quegli spazi destinati in passato a contenere gli archivi. La dematerializzazione dei documenti garantirà numerosi vantaggi anche ai cittadini, che potranno rapidamente accedere ai documenti di cui hanno bisogno, poiché questi saranno reperibili su internet e facilmente scaricabili.

Cos'è la digitalizzazione dei documenti e in che modo avviene

La digitalizzazione garantisce la condivisione immediata dei contenuti, permettendo anche l'introduzione di file come testi, video, immagini e altri elementi digitali. Questa operazione permette all'azienda di ottenere molteplici benefici, provenienti dai risparmi sull'acquisto dei materiali. Le spese per la stampa dei documenti saranno completamente eliminate. La gestione delle stampanti comporta dei costi notevoli, visto che questi dispositivi si usurano in fretta, specialmente se utilizzati tutti i giorni. Andrebbero poi considerate tutte quelle spese destinate all'acquisto dei fogli e dell'inchiostro. La rimozione di questi costi consentirà alle società di investire il denaro in altre operazioni. Infine le aziende potranno elaborare rapidamente i file, così che non restino in attesa.

Ciò garantirà un aumento delle prestazioni. Valorizzando i processi amministrativi, le società saranno in grado di azzerare gli sprechi, eliminare le spese destinate all'archiviazione e rendere più semplice lo scambio di documenti. Così facendo si eviteranno perdite di tempo derivanti dalla burocrazia, tanto odiata dalle persone, viste le interminabili attese. L'archiviazione digitale permette di trovare i documenti velocemente. I contenuti possono essere consultati e scaricati dal web, così da evitare le lunghe code che in genere si formano negli uffici pubblici. Si possono ottenere informazioni più dettagliate sulla dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti visitando savinosolution.com il sito consente di mettersi in contatto con personale esperto e qualificato.